Порядок хранения кадровых документов

С 1 января 2024 года начинает действовать новое законодательство, внёсшее изменения в порядок хранения кадровых документов.

Согласно новым нормам, все кадровые документы обязаны быть сохранены в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия несут ответственность за обеспечение безопасности, сохранности и конфиденциальности кадровых документов.

Для этого можно использовать специальные надежные шкафы или сейфы. Также предусмотрена возможность использования электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.

Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в

зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников, как правило, должны храниться на протяжении всего срока работы сотрудника в организации и несколько лет после его увольнения.

Вот некоторые сроки хранения кадровых документов в 2024 году:

1. До 50 лет хранятся документы о работе людей во вредных и опасных условиях, на тяжёлых работах, подземных разработках и т.д.

2. Минимум на 5 лет хранятся табели учёта рабочего времени, заявления работников, приказы о командировках и отпусках, документы о назначении пособий, приказы о выплате материальной помощи.

3. На 3 года хранятся графики отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях, уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.

4. На бессрочное хранение остаются приказы о создании подразделений, приказы о вступлении в должность или назначении руководителя и главбуха, регламенты работы с персональными данными.

Также с 1 января 2024 года вводится требование об обеспечении быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости предоставления информации органам государственной власти.

Лицам, нарушающим порядок хранения кадровых документов, грозит административная или уголовная ответственность. В связи с этим рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.